Administrar condomínios é uma atividade que exige atenção constante a centenas de demandas simultâneas e um fluxo de compras exaustivo. Limpeza, portaria, manutenção predial, controle de pragas, elevadores, jardinagem, reformas, serviços emergenciais e uma infinidade de fornecedores fazem parte da rotina operacional. 

Nesse cenário, um dos maiores desafios enfrentados pelas administradoras é manter um fluxo de compras organizado, transparente e eficiente. Quando cada condomínio realiza suas próprias contratações, os processos se tornam descentralizados, difíceis de controlar e, muitas vezes, mais caros do que deveriam ser. 

Foi exatamente essa situação que uma grande administradora de condomínios enfrentava antes da implantação do Portal de Compras USEMOL. 

Este case mostra o antes e depois dessa transformação. 

O cenário do fluxo de compras antes do USEMOL 

A administradora gerenciava mais de 200 condomínios residenciais e comerciais espalhados por diferentes regiões. Cada unidade possuía autonomia para contratar diversos serviços e adquirir materiais conforme suas necessidades. 

Na prática, isso gerava uma série de problemas. 

Os síndicos, gestores prediais e equipes de manutenção realizavam cotações de maneira independente, utilizando planilhas, e-mails, mensagens e contatos pessoais. Muitas vezes, os processos não seguiam um padrão e as informações ficavam dispersas. 

A falta de centralização dificultava o acompanhamento dos contratos, a comparação entre fornecedores e a identificação de oportunidades de economia. 

Além disso, existia um problema comum em muitas organizações: a comunicação entre quem solicita e quem compra. 

Em diversos casos, as solicitações chegavam sem especificações adequadas, dificultando a comparação de propostas e aumentando o risco de contratações equivocadas. 

Um exemplo citado pelo Head de Suprimentos do USEMOL ilustra bem essa situação: 

“A descrição do material que o requisitante cadastrava era cadeira para gerente sem braço. Quando chegava para fazer a compra, a gente não sabia se era a cadeira ou o gerente que não tinha braço”. 

Embora pareça engraçado, situações semelhantes aconteciam frequentemente na administradora. 

A consequência era um fluxo de compras lento, retrabalho constante, dificuldade para negociar e perda de oportunidades de saving. 

Os principais problemas identificados no fluxo de compras 

Após uma análise inicial, a empresa identificou cinco gargalos críticos: 

1. Compras descentralizadas 

Cada condomínio negociava individualmente com seus fornecedores. 

Isso impedia ganhos de escala e reduzia significativamente o poder de negociação da administradora. 

2. Falta de padronização 

Serviços semelhantes eram contratados com escopos diferentes, dificultando comparações e auditorias. 

3. Baixa rastreabilidade 

Não existia um histórico consolidado das negociações, contratos e valores pagos. 

4. Excesso de trabalho operacional 

Grande parte do tempo das equipes era consumida com atividades administrativas, como envio de e-mails, acompanhamento de propostas e montagem de comparativos. 

5. Pouca visibilidade dos resultados 

Era difícil medir economias geradas, desempenho dos fornecedores e evolução dos custos ao longo do tempo. 

A decisão de transformar o fluxo de compras 

Diante desse cenário, a administradora decidiu implementar o Portal de Compras USEMOL. 

O objetivo era simples: criar um fluxo de compras único para toda a operação, padronizando processos e aumentando a governança das contratações. 

O primeiro passo foi centralizar as informações. 

Todos os contratos passaram a ser cadastrados na plataforma, permitindo acompanhar vencimentos, fornecedores, categorias e históricos de negociação. 

Segundo o Fábio Castro: 

“Quando você não tem uma matriz de centralização, inevitavelmente você vai negociar mal, comprar mal e perder oportunidades de Saving”. 

A partir desse princípio, a administradora começou a consolidar demandas semelhantes entre diferentes condomínios. 

A mudança na gestão das concorrências 

Antes do portal, serviços como portaria, limpeza, manutenção e controle de pragas eram negociados individualmente. 

Com o USEMOL, as necessidades passaram a ser agrupadas. 

Em vez de realizar dezenas de processos isolados, a empresa passou a conduzir concorrências estratégicas envolvendo múltiplos condomínios ao mesmo tempo. 

O resultado foi imediato. 

O aumento de volume gerou maior poder de negociação e despertou o interesse de fornecedores mais qualificados. 

Além disso, todos os participantes passaram a receber escopos padronizados, permitindo uma comparação justa entre propostas. 

O impacto da padronização 

Uma das maiores mudanças ocorreu na forma como as solicitações eram realizadas. 

O portal passou a orientar os requisitantes durante a abertura das demandas. 

Isso reduziu drasticamente erros de descrição, informações incompletas e solicitações genéricas. 

Com processos mais estruturados, o departamento de compras passou a receber informações mais completas e adequadas para conduzir negociações. 

O resultado foi um fluxo de compras muito mais previsível e eficiente. 

O ganho de produtividade 

Outro benefício importante foi a automação das atividades operacionais. 

Antes do USEMOL, a equipe gastava horas montando mapas comparativos manualmente. 

Cada proposta precisava ser analisada individualmente e consolidada em planilhas. 

Com a plataforma, os fornecedores passaram a inserir suas informações diretamente no portal. 

Os comparativos passaram a ser gerados automaticamente. 

Segundo Fábio: 

“Nós diminuímos de dias para minutos, porque o fornecedor entra na plataforma, coloca os preços e o portal gera o mapa comparativo.” 

Na administradora, isso representou uma redução superior a 70% no tempo dedicado aos processos de concorrência. 

Saving: o resultado que apareceu no bolso 

A melhoria do fluxo de compras trouxe um benefício ainda mais relevante: economia. 

Nos primeiros doze meses após a implantação do USEMOL, a administradora registrou ganhos expressivos em diversas categorias. 

Os resultados incluíram: 

• Redução dos custos de contratos de limpeza; 

• Renegociação de serviços de portaria; 

• Otimização de contratos de manutenção; 

• Maior competitividade entre fornecedores; 

• Eliminação de compras redundantes. 

Ao consolidar demandas e aumentar a concorrência entre fornecedores, a empresa alcançou um Savings médio de 18% nas categorias estratégicas. 

Além da economia direta, houve uma redução significativa dos custos ocultos relacionados ao retrabalho, falhas de comunicação e processos ineficientes. 

Mais controle e compliance 

Outro ganho importante foi a melhoria da governança. 

O USEMOL passou a centralizar documentos, contratos, aprovações e históricos de negociação. 

A administradora passou a ter visibilidade completa sobre cada processo. 

Essa rastreabilidade ajudou a reduzir riscos jurídicos, operacionais e de compliance. 

Como destacou o especialista durante sua apresentação: 

“Hoje, com o portal, a gente consegue antecipadamente ver certidões, riscos jurídicos, riscos de compliance e mídias adversas.” 

THE validação dos fornecedores passou a acontecer antes da contratação, aumentando a segurança das operações. 

O antes e depois do fluxo de compras 

🟥 ANTES 

• Compras descentralizadas  

• Processos manuais  

• Informações dispersas  

• Negociações limitadas  

• Falta de indicadores  

• Baixa rastreabilidade  

• Saving limitado  

🟩 DEPOIS 

• Fluxo de compras padronizado  

• Demandas centralizadas  

• Processos digitais  

• Comparativos automáticos  

• Indicadores em tempo real  

• Governança ampliada  

• Saving recorrente e mensurável 

Quando existe centralização, padronização e visibilidade, a área de compras deixa de atuar apenas de forma operacional e passa a gerar valor estratégico para o negócio. 

O Portal de Compras USEMOL permitiu que a empresa reduzisse custos, aumentasse a produtividade das equipes, fortalecesse seus processos de compliance e criasse uma cultura de compras baseada em dados e resultados.