Tendo em vista a chegada da nova Reforma Tributária, as empresas brasileiras precisarão lidar com mudanças profundas na forma como tributos são apurados e, por consequência, na maneira como os dados são geridos e processos operacionais são organizados.
Um dos pontos que mais chama atenção dos compradores é justamente o cadastro de fornecedores, que se torna um elemento determinante para garantir conformidade fiscal, aproveitar créditos tributários e evitar autuações. Mas como fazer esse cadastro de forma eficiente e estratégica? Neste artigo, vamos explicar passo a passo.
O que muda no cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária altera regras sobre tributos como PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI, que passam a ser substituídos por um modelo mais unificado com IBS e CBS, conhecido como IVA Dual. Essas mudanças afetam diretamente os documentos fiscais eletrônicos e a forma como as informações fiscais precisam ser registradas nos sistemas das empresas.
Portanto, o cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária desempenhará um papel estratégico na apuração correta de tributos, no aproveitamento de créditos, na emissão e recepção de notas fiscais eletrônicas e na gestão de compliance tributário.
1. Faça um mapeamento completo dos seus fornecedores
Antes de mais nada, é essencial identificar todos os fornecedores que fornecem bens ou serviços à sua empresa — desde insumos e materiais de expediente até prestadores de serviços e contratos de aluguel. Um mapeamento completo é a base do processo de cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária, pois nenhum fornecedor pode ficar de fora dessa atualização.
2. Atualize e padronize os dados no seu sistema
Após mapear os fornecedores, verifique se os seus dados estão completos e atualizados no seu sistema de gestão (ERP). Isso inclui CNPJ, endereço completo, regime tributário (Simples, Lucro Real, Lucro Presumido), natureza da atividade e principais produtos ou serviços fornecidos.
Esse processo é parte essencial do cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária, pois dados inconsistentes podem gerar erros em documentos fiscais eletrônicos e, consequentemente, problemas de conformidade.
3. Registre o regime tributário e suas implicações
Um ponto crítico do cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária será o registro do regime tributário de cada fornecedor, visto que isso influencia diretamente a forma como os créditos tributários de IBS e CBS podem ser aproveitados.
Fornecedores que adotam regimes diferentes podem gerar impactos distintos na apuração dos tributos da sua empresa.
4. Verifique a emissão de documentos fiscais eletrônicos
Outro aspecto importante do cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária é assegurar que seus fornecedores já estão aptos a emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, NFCom) dentro dos padrões exigidos pela nova legislação. Caso contrário, isso pode gerar inconsistências na sua apuração tributária e até impedir o reconhecimento de créditos.
5. Revise contratos e negocie ajustes
A Reforma pode alterar a forma como os tributos são destacados, impactando preço, prazos e cláusulas contratuais. Por isso, o cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária deve incluir também uma revisão dos contratos existentes para que cláusulas tributárias sejam ajustadas e negociadas com base no novo cenário fiscal.
6. Utilize tecnologia para automatizar e validar o cadastro
Para evitar retrabalhos, é recomendável utilizar sistemas capazes de integrar os dados do cadastro de fornecedores após a Reforma Tributária com os módulos fiscais da empresa.
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