No setor de revenda de rolamentos, velocidade e disponibilidade de estoque impactam diretamente o faturamento. Cada minuto perdido no processo de compras pode significar uma venda não realizada, atraso operacional e pressão sobre toda a cadeia comercial. 

Foi exatamente esse cenário que uma distribuidora do segmento enfrentou antes de testar o portal de compras USEMOL. 

O processo de suprimentos era conduzido de forma descentralizada, baseado principalmente em trocas de e-mails. Até que uma falha aparentemente simples revelou um problema muito maior: uma requisição crítica foi automaticamente direcionada para a caixa de SPAM. 

Sem uma fila centralizada de trabalho e sem rastreabilidade do fluxo, a demanda simplesmente desapareceu do radar da equipe. O impacto foi imediato: 

• Quebra de estoque;  
• Perda de vendas;  
• Falta de visibilidade do processo;  
• Pressão operacional sobre o comprador;  
• SLA comprometido; 

O que parecia apenas um problema de comunicação expôs uma fragilidade estrutural na governança do processo de compras. 

Efeito cascata  

Quando a demanda finalmente foi localizada, semanas depois, o tempo ideal de atendimento já havia sido perdido.  

“Quando a requisição foi finalmente localizada, o SLA (Service Level Agreement) já estava comprometido. Para compensar o tempo perdido, o comprador é forçado a realizar negociações reativas, o que reduz a profundidade estratégica da compra e degrada a qualidade do output final do departamento”, explica Gustavo Pexirile, Gerente de Novos Negócios e CS do USEMOL. 

A virada: centralização e rastreabilidade  

A transformação começou quando o mesmo fluxo foi estruturado dentro da plataforma USEMOL. O ganho de visibilidade foi imediato. Todas as etapas passaram a ser centralizadas em um único ambiente, com: 

• Rastreabilidade em tempo real;  
• Status claros de cada solicitação;  
• Histórico completo das interações;  
• Fila organizada de demandas;  
• Eliminação do risco de perda de requisições;  

O que antes ficava escondido em caixas de entrada individuais passou a ser acompanhado de ponta a ponta pela equipe de Suprimentos. 

Resultado: 1 dia útil 

Os ganhos operacionais rapidamente se converteram em resultado financeiro. Uma demanda que estava parada há semanas foi resolvida em apenas 1 dia útil dentro da plataforma. 

Além da agilidade, a empresa conquistou algo ainda mais estratégico: aumento real do poder de negociação.  

“Etapas que anteriormente levavam semanas por falta de acompanhamento passaram a ter status em tempo real. A ferramenta eliminou o risco de ‘perda’ de mensagens, garantindo que toda demanda gerada seja imediatamente visível para a equipe de Suprimentos, centralizando a comunicação em um único ambiente de workflow”, destaca Pexirile. 

O case mostra que o maior risco operacional nem sempre está em grandes falhas sistêmicas. Muitas vezes, ele nasce em processos descentralizados, invisíveis e dependentes de controles manuais. 

Ao centralizar o fluxo de compras na USEMOL, a distribuidora transformou urgência em controle, reduziu perdas comerciais e criou uma operação mais estratégica, rastreável e preparada para crescer com segurança.