Contexto e Desafio
Antes da implementação do Portal USEMOL, um de nossos clientes no setor de óleo e gás enfrentava desafios significativos na gestão de contratos e pagamentos. O processo era manual e gerava vários problemas operacionais e financeiros, incluindo:
- Pagamento de Juros e Mora: Cerca de 6 milhões de reais eram pagos anualmente devido a atrasos e erros no controle de pagamento.
- Falta de Monitoramento Financeiro: Não havia acompanhamento em tempo real da esteira de pagamento, o que dificultava a previsão de consumo e a gestão eficiente dos contratos.
- Ausência de Controle de SLA: O desempenho dos fornecedores não era medido nem atrelado aos contratos, resultando na falta de indicadores para avaliar serviços e implementar melhorias.
- Risco de Desabastecimento: A gestão ineficiente de contratos e fornecedores aumentava o risco de interrupções no fornecimento.
A Solução: Automação e Eficiência com o Portal USEMOL
Com a adoção do módulo Gestão de Contratos, o cliente conseguiu otimizar seus processos e alcançar resultados expressivos:
- Automação do Processo de Medições e Pagamentos: O processo manual de medição foi automatizado, minimizando erros humanos e eliminando os pagamentos de juros e mora. A automação trouxe agilidade e precisão para o controle de pagamentos e medição de serviços prestados.
- Monitoramento em Tempo Real da Esteira de Pagamento: O Portal USEMOL passou a oferecer monitoramento em tempo real, permitindo o controle orçamentário e a previsão de consumo dos contratos com maior precisão.
- Gestão de SLA e Melhoria de Serviços: O controle de SLA (Service Level Agreement) foi inserido nos contratos, possibilitando a medição do desempenho dos fornecedores. Com o monitoramento contínuo, foi possível identificar falhas e implementar melhorias nos serviços, otimizando a qualidade dos fornecedores contratados.
- Mitigação de Riscos Operacionais: O risco de desabastecimento foi drasticamente reduzido com o acompanhamento eficaz dos contratos e fornecedores, garantindo a continuidade operacional.
Resultados e Benefícios
- Redução de Custos Financeiros: O portal eliminou os pagamentos de juros e mora, gerando uma economia de até 6 milhões de reais por ano.
- Eficiência Operacional: A automação dos processos proporcionou mais controle e previsibilidade, otimizando a gestão financeira dos contratos.
- Melhoria na Qualidade dos Serviços: O uso de SLA permitiu melhorias contínuas nos serviços prestados pelos fornecedores, promovendo uma gestão mais estratégica.
- Redução de Riscos: A implementação do portal diminuiu consideravelmente os riscos operacionais associados à gestão de contratos e fornecedores.
Conclusão
Este case de sucesso ilustra como o Portal USEMOL não é apenas uma plataforma de compras, mas uma ferramenta essencial para otimizar processos, gerar savings e transformar a gestão de contratos e fornecedores. A automação e o monitoramento contínuo permitiram ao cliente alcançar maior eficiência, reduzir custos e melhorar a previsibilidade de suas operações.
Com o uso dos módulos de contratos e medições, o cliente agora gerencia seus contratos com mais segurança, eficiência e qualidade, garantindo uma operação mais sólida e sustentável.
