A RFI (Request for Information) é uma ferramenta importante para qualificação de fornecedores e levantamento de produtos e serviços adequados às necessidades do seu negócio. Através dela você pode captar informações detalhadas de potenciais fornecedores, entendendo onde cada um deles pode apoiá-lo em um novo projeto ou quais são as inovações do mercado.

Como formular uma RFI

Para conhecer o que o mercado oferece em relação as soluções para um escopo, produto ou necessidade ainda não definida, você pode elaborar perguntas sobre o porte, negócio, tempo de atuação, principais clientes, referências, detalhes sobre serviço (escopo), produto (especificações técnicas) ou necessidade e qualquer informação que considere relevante aos fornecedores. Desta forma, ao final do processo, você terá condições de comparar diferentes fornecedores e entender onde cada um pode ser útil ao seu negócio.

Não é uma regra solicitar preço na RFI, caso julgue necessário solicite uma proposta comercial separada da proposta técnica. A principal função da RFI é coletar informações de forma padronizada, passível de comparação e filtragem entre fornecedores. O critério preço é um fator de ponderação na RFP (Request for Proposal ou Pedido de Proposta).

Acordo de confidencialidade

Sempre inclua um NDA (Acordo de Confidencialidade) nas suas RFI´s, uma vez que não é interessante que seus concorrentes saibam o que você está procurando ou projetando no mercado.

Faça um esforço para detalhar ao máximo as características, necessidades, estrutura, produtos ou serviços da sua empresa. Dessa forma a resposta dos fornecedores estarão mais alinhadas com seu negócio.

Visitas técnicas

Questione se o fornecedor está aberto para receber uma visita técnica para validação da sua capacidade, assim como deixe aberto para que seus fornecedores o visitem para sanar eventuais dúvidas e realizar avaliações técnicas.

Deixe claro os objetivos esperados para o produto, serviço ou necessidade, porém não restrinja ao que você acha que é a solução. Deixe os fornecedores oferecerem o que eles possuem de melhor para o cenário do seu negócio, você pode ter boas surpresas com fornecedores que estão fora do seu processo.

Benchmark

Procure empresas com processos equivalentes aos seus e questione o caminho que percorreram para alcançar as soluções atuais e como chegaram aos seus principais fornecedores. O mercado entre os concorrentes é acirrado, mas algumas companhias tendem a mostrar as boas soluções que encontraram como forma de posicionamento e prestígio, aproveite.

Faça uma matriz com os principais diferencias de cada fornecedor e compare as similaridades entre as propostas. Divida todas as informações coletadas com o usuário final/requisitante do produto/escopo.

Após entender o que o mercado oferece, avaliar as soluções propostas, aliadas à necessidade da sua empresa, conclua escolhendo as melhores características de cada fornecedor e você terá uma base sólida para, aí sim, iniciar sua RFP, ferramenta responsável pela captação de propostas no mercado.

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